Päevakava vs protokollid
Päevakord ja protokollid on koosoleku kaks kõige olulisemat koostisosa. Koosolekut korraldaval inimesel on palju asju, näiteks ajakava, ajastus, koht, külalised, koosoleku plaan ja nii edasi. Seetõttu on vaja olla teadlik erinevustest päevakorra ja protokolli vahel.
Päevakava
Agenda on sõna, mida kasutatakse koosoleku ajakava või programmi kirjeldamiseks. See on nimekiri asjadest, mida tuleb koosoleku ajal teha või arutada. Iga korraldatav ametlik koosolek nõuab päevakorra koostamist. Koosolekul on punktide käsitlemise ja arutamise järjekord ning koosoleku päevakorras on see järjekord selgelt märgitud. See päevakord levitatakse külaliste vahel palju enne, kui nad kohtumise ajal tegelikult kohale jõuavad, et võimaldada neil kohtumisel arutatavate teemadega tutvuda. Teine päevakava eesmärk on tagada, et osalejad valmistuksid vastav alt ega jääks ootamatult vahele.
Minutid
Protokoll on termin, mida kasutatakse ametliku koosoleku ajal toimunud menetluse ametlikule protokollile viitamiseks. Need protokollid on protokolliks koosolekul juhtunu kohta ja ka meeldetuletamiseks mõne aja pärast, kui nad unustavad. Need protokollid on kasulikud ka kõigile neile, kes ei saa koosolekul osaleda, sest nad saavad tutvuda kõigega, mis koosolekul toimus. Protokoll sisaldab koosoleku toimumise koha nimetust, toimumise kuupäeva ja kellaaega ning kõigi koosolekul osalenute nimekirja. Need protokollid sisaldavad ka selle isiku nime, kes need protokollid kirjutas.
Mis vahe on päevakorral ja protokollil?
• Päevakord on koosoleku ajakava ja näitab sündmuste jada koosoleku ajal, et külalised saaksid eelnev alt valmistuda.
• Protokoll viitab ametliku koosoleku protokollile. Protokoll on oluline, et meenutada, mis juhtus mõnel tulevasel kohtumisel, kui inimesed unustavad.
