Peamine erinevus – sekretär vs administraator
Sekretär ja administraator on igas organisatsioonis kaks olulist ametikohta, mille vahel võib esile tuua mõningaid erinevusi. Neil kahel ametikohal on erinevad rollid, funktsioonid ja ülesanded, mis on vastuolus levinud eksiarvamusega, et tegemist on ühe ja sama töökohaga. Kui sekretär on pigem isiklik assistent või haldusassistent, siis registratuur on esimene, kellega organisatsiooni sisenedes kokku puutub. Vaatame, mis vahe on sekretäri ja administraatori funktsioonide vahel.
Kes on sekretär?
Oxfordi inglise sõnaraamatu järgi on sekretär organisatsiooni haldusametnik, kes töötab tähtede trükkimisel, arvestuse pidamisel jne. Sekretäri ülesanded sõltuvad organisatsiooni suurusest. Kui väikeses ettevõttes tuleb tal võib-olla täita nii vastuvõtutöötaja kui ka sekretäri topeltülesandeid, siis suurtes organisatsioonides korraldab ta ülemuse ajakava, võtab vastu ja vastab kõigile kirjadele, tellib tarvikuid, planeerib kohtumisi oma ülemusega, kirjutab tähtsaid kirju ja nii edasi.
Sekretäril peab olema keskkooli või samaväärne diplom ja kiire tippimisoskus. Paljud ettevõtted eelistavad palgata inimesi, kellel on täiendav sekretäritaseme tunnistus. Liigume nüüd edasi vastuvõtutöötaja rollide mõistmise juurde, et saada selge ettekujutus nende kahe erinevusest.
Kes on vastuvõtutöötaja?
Retseptsioonitöötaja peab tavaliselt inimesi vastuvõtus tervitama ja nad erinevatesse osakondadesse vastav alt nende vajadustele suunama. Ta on ka inimene, kes peab vastutama sissetulevate kõnede eest ja vastama päringutele ning kuulama ka kaebusi. Inimesed, kes soovivad kohtuda organisatsioonis olulise inimesega, peavad kohtumise kuupäeva ja kellaaja saamiseks selle inimesega kohtuma.
Kui helistate mõnele ettevõttele, kuulete tavaliselt administraatori häält. Vastuvõtutöötaja peab hoolitsema kõigi külastajate eest ning tal peab olema meeldiv isiksus, abistav suhtumine ja armas hääl, et neile muljet avaldada. Tal peab olema telefonietikett, et ta vastaks kõikidele äriküsimustele ülim alt tõhus alt ja muudaks juhuslikud päringud tõelisteks klientideks.
Siis on selge, et sekretäri ja administraatori rollid, kohustused ja funktsioonid erinevad oluliselt.
Mis vahe on sekretäril ja vastuvõtutöötajal?
Sekretäri ja administraatori mõisted:
Sekretär: organisatsiooni haldusametnik, kes töötab kirjade tippimisel, arvestuse pidamisel jne.
Retseptsioonitöötaja: inimene, kes tervitab kontori külastajaid ja tegeleb nendega.
Sekretäri ja administraatori omadused:
Kohustused:
Sekretär: sekretär korraldab oma ülemuse ajakava, võtab vastu kõik kirjad ja vastab neile, tellib tarvikuid, määrab kohtumised ülemusega, trükib olulisi kirju jne.
Receptionist: administraator tervitab inimesi vastuvõtus ja suunab nad erinevatesse osakondadesse, olenev alt nende vajadustest. Samuti peab ta hoolitsema sissetulevate kõnede eest ja vastama päringutele ning kuulama ka kaebusi.
Nõuded:
Sekretär: Sekretärioskuste tunnistus on vajalik.
Retseptsioonitöötaja: erioskusi pole vaja; aga indiviid peab olema meeldiv isiksus, abistav hoiak ja armas hääl. Ta peaks olema ka oma töös tõhus.
